在商务办公领域，越来越多的企业都将涉及到大量的文件复印，如果通通拿到数码复印店去复印，长期下来，费用相当昂贵。比较有经济实力的公司可以自己买办公设备，但随之而来的又将是不定期的设备维修和耗材更换等烦琐的问题。还有一种情况是在大型会议或展览中临时需要大量图文输出的。怎样能让办公设备发挥出它最高的工作效率，让这些设备更好的服务于你呢？买机抑或是租机？以下小编就买机和租机作一番全面、客观的比较，希望它能给你一些启示。
一、租机不用担心设备老化报废

买机：所有权归购买者，但到一定年限或一定用量时，造成了设备使用周期缩短，宣告报废；

租赁：所有权归租赁方，也正在因为此，客户就不必负担设备因老化而报废的风险。

二、租机(打印机和复印机)不用承担设备过时风险

由于技术的突飞猛进，新、好产品的不断涌现，造成了设备使用周期缩短，更新换代加快。购买者必定要承担设备过时的风险，若选择租赁，风险就由租赁方承担。

三、可任选最适用的机型

对于购买者来说，设备一买回来就定位了，如果发现它与现在的工作量不配（速度过慢影响工作，过快则浪费了一大笔购置费，且维护起来也麻烦）。或者是品牌不称心，这样，想换机就十分困难了：你得花很多时间和精力与商家谈判，但未免能成功；就算成功了，你还得再多花一大笔冤枉钱，而租机就不会有以上的现象，如果设备达不到你生产的要求了,你可随时调换更好的复印机或打印机，月租也会适当调整。这样，你就可灵活使用办公设备了。

四、免费上门维护

购机者每年得花600元钱甚至更高的费用维护设备，否则你别想顺利地使用它；对于租机者，维护费由租赁方承担。

 五、免费上门解决故障

购机者遇到稍大点的故障，报告商家后，一般需要好几天才能得到解决，这样就极大的影响了工作，造成不必要的损失，而租赁方在接到故障报告后，几小时内解决问题。

六、免费提供优质耗材，免费上门加碳粉

目前耗材市场非常复杂，以次充好的现象已是常事，若购机者买到劣质耗材，将造成设备故障率增加。使用寿命缩短和输出质量差等一系列问题；面对租机者来说，因设备属租赁方所有，公司将提供优质耗材给租机者，从而避免了上述现象的发生，提高了工作效率。

七、免费提供备用机

对复印量大，工作繁忙，维修路程远，信誉良好的贵宾客户，可免费提供备用机，以保证客户工作的高度延续性。

八、节省办公费用

下面，就以一台复印机单张成本核算，一台中档机的价格约为18000-30000元左右，市面上的各品牌复印机的寿合一般为复印量50万张左右，具体计算如下：

购机用户——如果用户月复印量为10000张，则每年复印的费用支出为：

0.1309元/张×10000张×12个月+600（最低维修费，现在一般都是800到1000不等）=16308元。

租赁用户——费用为0.08元/张×再无其它费用支出，用户租机年费用仅：

0.08元/张×10000张×12个月=9600元。

如果包含一些人为的操作不当或损坏（如经常遇到的复印机卡纸等），则购机者费用更高。通过上面的成本比较，大家可以看到两者办公费用相比，租赁服务是有较大的优势。因此，租用复印机比自购复印机更加省钱，更加划算，实乃每个精明用户的明智之举。